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DMS

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DMS – Dokumentenmanagementsysteme

DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagementsysteme. In modernen Unternehmen unterstützen sie sämtliche Prozesse, die das Erfassen, Ablegen, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten betreffen. DMS-Software ist heutzutage oft in ein übergeordnetes ERP-System eingebunden und ermöglicht eine zentrale Verwaltung sämtlicher Dokumente. Dadurch können langwierige Suchprozesse verkürzt und Papierarchive minimiert oder sogar gänzlich ersetzt werden.

Die wichtigsten Funktionen eines DMS im Überblick

Digitale Archivierung
Zu den zentralen Vorteilen von DMS zählt die digitale Archivierung. Eine einheitliche Datenbank ermöglicht es, Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Briefe in digitaler Form abzulegen. Dies reduziert nicht nur Platzbedarf für physische Archive, sondern verkürzt auch die Suchzeiten erheblich. Mithilfe von OCR werden Papierdokumente gescannt und in ein durchsuchbares digitales Format umgewandelt, was das spätere Auffinden von Informationen erheblich vereinfacht.

Ständiger Zugriff
Im Tagesgeschäft kommt es häufig vor, dass Dokumente benötigt werden, während man nicht im Büro ist. Durch eine zentrale Datenbank oder über Terminal-Server-Lösungen bleibt der Zugriff auf alle relevanten Dokumente auch unterwegs bestehen. Viele DMS-Programme bieten zudem Web- oder App-Varianten, die gerade für Mitarbeiter im Außendienst oder auf Geschäftsreise von Vorteil sind. Dadurch lässt sich eine hohe Flexibilität im Umgang mit Dokumenten realisieren.

Optimierung der Workflows
Ein weiterer Pluspunkt ist die Verbesserung von Abläufen und Prozessen. Mitarbeiter arbeiten stets an der aktuellsten Dokumentenversion, was Redundanzen und Fehler reduziert. Zugleich lässt sich das DMS oft an den persönlichen Arbeitsstil anpassen, zum Beispiel durch benutzerspezifische Interface-Einstellungen. Dokumentenfreigaben, Revisionen oder Weiterleitungen an andere Kollegen können automatisiert angestoßen werden, was den Workflow insgesamt beschleunigt und effizienter macht.

Möglichkeiten zur Revision
Die Möglichkeit zur Dokumentenrevision ist in vielen DMS ein elementarer Bestandteil. Änderungen werden meist in Kopien des Originaldokuments festgehalten, sodass ältere Versionen unverändert erhalten bleiben. Eine Kommentarfunktion erlaubt zudem die Nachvollziehbarkeit jeder Änderung. Besonders in großen Unternehmen mit abteilungsübergreifenden Prozessen ist dies entscheidend, um die Integrität und Historie wichtiger Dateien sicherzustellen.

Prozessautomatisierung
Wird das DMS fest in die Geschäftsprozesse eingebunden, lassen sich einzelne Abläufe vollständig automatisieren. Ein höherer Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad führt in der Regel zu effizienteren Prozessen und kann den Wertschöpfungsanteil bei Aufträgen steigern. Auf diese Weise entfalten Dokumentenmanagementsysteme ihr volles Potenzial und tragen wesentlich zum Unternehmenserfolg bei.

Vorteile eines DMS

  • Zentrale Datenbank für die Datenspeicherung (kein physisches Archiv nötig)
  • Einheitliche Datensätze (weniger Redundanzen und Fehler)
  • Ständiger Zugriff auf alle kundenbezogenen Dokumente
  • Sicherer Umgang mit sensiblen Daten (Einhaltung gesetzlicher Vorgaben)
  • Erleichterte Dokumentensuche durch Suchfunktionen und strukturierte Datenbank
  • Entlastung von Postwegen (Briefpost, E-Mails oder hausinterner Versand)
  • Deutlich beschleunigte Geschäftsprozesse (Vermeidung von Engpässen)
  • Kostensenkung durch geringeren Verbrauch von Papier und Druckmaterialien
  • Fundament für weiterführende Prozessoptimierungen

Insgesamt unterstützt ein DMS Unternehmen dabei, ihre Dokumentenabläufe zu harmonisieren, Kosten zu reduzieren und die Effizienz im Arbeitsalltag zu erhöhen.

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