E‑Mail rein → Auftrag im TMS – in Sekunden.

Automatisierte KI-Auftragserfassung für Speditionen

GM‑DocuStream extrahiert eingehende E‑Mails/PDFs in Ø 5 Sekunden, validiert gegen Stammdaten und legt Aufträge direkt in Ihrem Speditionsprogramm an. GM-DocuStream extrahiert Aufträge in Ø 5 Sekunden, validiert gegen Stammdaten und wird im Dashboard mit 1 Klick bestätigt – danach direkt ins TMS.

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STATUS QUO: MANUELLE ERFASSUNG

Warum manuelle Erfassung Sie mehr kostet, als Sie denken

Jeden Tag kommen neue Aufträge per E‑Mail, PDF oder Excel. Und jeden Tag werden Adressen, Referenzen und Positionen manuell ins System getippt – oft in drei Schritten: kopieren, abtippen, nachpflegen. Das kostet pro Auftrag Minuten, bremst die Disposition, erzeugt Zahlendreher und Rückfragen und wächst mit jedem zusätzlichen Auftrag linear mit.
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Ergebnis: volle Inbox, Verzögerungen in der Tourenplanung und spürbar steigende Prozesskosten.

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Zeitfresser

Pro Auftrag 5–8 Minuten manuelles Abtippen – und die Inbox wird trotzdem voller.

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Fehleranfällig

Zahlendreher, falsche Adressen, fehlende Felder → teure Korrekturen.

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Skaliert nicht

Mehr Aufträge bedeuten sofort mehr Personal – oder Stau in der Dispo.

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Medienbruch

E‑Mail → Excel → TMS – 3 manuelle Schritte, 3 Fehlerquellen: kopieren, abtippen, nachpflegen. Kostet Minuten pro Auftrag und erhöht das Fehlerrisiko.

gm-DocuStream

Die Lösung in 30 Sekunden

E‑Mail rein → KI liest & prüft → Auftrag sofort im TMS. Ø 5 Sek. Extraktion, Validierung gegen Stammdaten.

 1.   E-Mail erkannt
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GM‑DocuStream überwacht Postfächer & Upload‑Ordner und erkennt neue Aufträge (PDF, E‑Mail, Excel).

 2.   KI liest & prüft
Black Arrow

OCR + KI extrahieren alle Felder; Validierung gegen Stammdaten, Dubletten‑ & Plausibilitätscheck.

 3.   1-Klick-Bestätigung → Übergabe ins TMS
Black Arrow

geprüfte Daten werden automatisch in CarLo/WinSped/M‑Ware/Komalog u. a. angelegt.

Integration & Formate

Nahtlos in Ihr System – ohne Zwischenlösung

GM-DocuStream hängt sich an Ihre bestehende Systemlandschaft an. Daten werden geprüft, im Dashboard bestätigt und direkt ins TMS geschrieben – ohne Medienbruch. Kein starres Mapping – wechselnde Layouts laufen ohne Vorlagenpflege.

Tick
Kompatible Systeme

CarLo · WinSped · M-Ware · Komalog · Dr. Malek ·  SAP · Microsoft Dynamics · NAV/BC (weitere projektspezifisch)
Anbindung via API, SFTP oder Connector – ohne Copy-&-Paste.

Tick
Formate & Wege

E-Mail, PDF, XLS/XLSX, CSV, XML/JSON, Fortras/BORD, EDI/EDIFACT
E-Mail-First, optional Upload-Ordner & Gateways.

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Zukunftssicher & Robust

Funktioniert mit wechselnden Layouts & Formaten; Regeln & Lernsignale erhöhen die Treffergenauigkeit kontinuierlich.

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In Sekunden vom Posteingang ins TMS – mit Bestätigung

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Jeder Erfassung wird im Dashboard bestätigt.
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Klick zur Bestätigung
Qualität & Audit-Trail ohne manuellen Mehraufwand.
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bis zur TMS-Anlage
Erfassung + Bestätigung +
Upload auf TMS
SICHERHEIT & COMPLIANCE

Sicher, nachvollziehbar, auditierbar.

In Deutschland gehostet – DSGVO-konform.
Verschlüsselt: TLS in Transit, AES-256 at Rest.
Volle Kostenkontrolle – transparent & planbar.
End-to-End verschlüsselt – geschützt im Betrieb.
NOCH FRAGEN?

Antworten für Dispo, GF & IT – auf einen Blick

Hier findest du die häufigsten Fragen zu Erfassung, 1-Klick-Bestätigung und TMS-Anbindung. Kurz erklärt: E-Mail rein → KI liest & prüft → Bestätigen → Auftrag im TMS.

Noch Fragen? Live-Demo buchen
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Warum ist GM-DocuStream die bessere Wahl für Speditionen?

Während andere Anbieter generische „Dokumenten-Automatisierung“ für alle Branchen verkaufen, ist GM-DocuStream die einzige Lösung, die sich konsequent nur auf Logistik & Spedition spezialisiert – mit echter End-to-End-Automatisierung bis ins TMS. Unsere KI verarbeitet wechselnde PDF-/E-Mail-Aufträge ohne starre Templates oder Mapping, validiert gegen Stammdaten und markiert Unklarheiten zur 1-Klick-Bestätigung im Dashboard. Danach werden die geprüften Daten nahtlos ins TMS übernommen – ohne Medienbruch, DSGVO-konform (Hosting in Deutschland). DocuStream skaliert mit wachsenden Mengen und neuen Kundenlayouts (~5 s Erfassung + 1–3 s Bestätigung). Und weil wir selbst aus der Logistik kommen, treffen Workflows, Sprache und Prioritäten genau den Dispo-Alltag.

Funktioniert das mit unserem Speditionsprogramm?

Ja. CarLo, WinSped, M‑Ware, Komalog u. a. – via API/SFTP/Connector. Wir binden Ihr System projektspezifisch an.

Wie genau erkennt das System die Daten?

Unsere Software liest E-Mails und Anhänge mit KI (Texterkennung) und prüft alle Werte automatisch. Adressen, Mengen, Lade-/Lieferorte – alles wird vor dem Eintrag kontrolliert. Tippfehler gehören damit der Vergangenheit an.

Brauchen wir ein neues Speditionsprogramm?

Nein. GM‑DocuStream arbeitet mit dem Programm, das Sie schon haben. Die Daten werden automatisch dort eingetragen, wo Sie bisher alles manuell tippen.

Wir haben spezielle Abläufe. Passt das trotzdem?

Ja. Wir richten die Software genau nach Ihren Prozessen ein. Regeln, Felder, Schnittstellen – alles wird an Ihr Tagesgeschäft angepasst.

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