Digitale Auftragserfassung in der Logistik – mit KI von MHV Systems schneller vom Posteingang ins TMS

E-Mails, PDFs, Excel-Anhänge, Freitext – jeden Tag stapeln sich Auftragsdaten. Was früher mühsam per Hand erfasst wurde, läuft mit GM-DocuStream heute weitgehend automatisch: Informationen werden ausgelesen, gegen Stammdaten geprüft und sauber an CarLo, WinSped, Active Logistics (M-Ware), Komalog & Co. übergeben. So entstehen aus unübersichtlichen Mails in Minuten valide Aufträge.

Das tägliche Nadelöhr: unstrukturierte Eingangskanäle

In der Praxis kommen Aufträge über viele Wege: Telefonnotizen, E-Mails mit PDF-Anhang, Online-Formulare, gelegentlich auch Messenger-Nachrichten. Dazu liegen relevante Infos oft verteilt – ein Teil im Mailtext, ein Teil in der PDF, weitere Details in Tabellenblättern. Manuell bedeutet das: lesen, suchen, kopieren, Feld für Feld ausfüllen, prüfen und ins TMS übertragen. Bei dutzenden bis hunderten Aufträgen pro Tag ist das ein signifikanter Zeit- und Kostenblock – und ein Fehler- oder Verzögerungsrisiko für die gesamte Kette.

Die Lösung: E-Mail-first + KI-Extraktion + TMS-Übergabe

GM-DocuStream setzt genau hier an und bildet den realen Arbeitsfluss in fünf Schritten ab:

1. Eingang & Klassifikation
2. Mails und Dokumente werden automatisch erkannt, typisiert (z. B. Auftrag, Avis, Lieferschein) und dem richtigen Prozess zugeordnet.
3. Auslesen & Verstehen
4. Unsere KI extrahiert Kernfelder (z. B. Abhol-/Zustelladressen, Termine, Referenzen, Gewichte, Maße, Incoterms, Hinweise) aus PDF, Mailtext und Tabellen – ohne starre Templates oder Trainingsaufwände.
5. Validierung gegen Stammdaten
6. Kunden, Relationen, Relaispunkte, Services und Tarife werden gegen vorhandene Stammdaten geprüft. Unplausibilitäten werden markiert.
7. Klärungsloop nur bei Bedarf
8. Unvollständige oder widersprüchliche Angaben werden transparent angezeigt, sodass Disponenten punktgenau nachsteuern – statt alles manuell zu erfassen.
9. Automatisierte Übergabe ans TMS
10. Der geprüfte Auftrag wird im gewünschten Zielformat nahtlos in das jeweilige TMS übergeben (z. B. CarLo-OrderImport XML, WinSped/LIS-IN, M-Ware, Komalog).

Ergebnis: mehrere Minuten Ersparnis pro Auftrag, konsistentere Datenqualität und spürbare Entlastung im Tagesgeschäft.

Warum KI-gestützte Auftragserfassung jetzt zum Standard wird

Der Druck auf Geschwindigkeit, Qualität und Kosten steigt – gleichzeitig bleibt qualifiziertes Personal knapp. KI hilft, manuelle Routinearbeit zu reduzieren, Durchlaufzeiten zu verkürzen und Fehlerquellen zu minimieren. Statt copy-paste wechselt das Team zu wertschöpfenden Tätigkeiten: Disposition, Kundenkommunikation, Auslastungssteuerung.

Was GM-DocuStream einzigartig macht

Konsequent auf Logistik fokussiert

Wir kommen aus der Branche. GM-DocuStream ist nicht „General-Purpose-OCR“, sondern für Spedition & Logistik gebaut – mit Fokus auf E-Mail-Prozesse, TMS-Schnittstellen und die Realität in der Dispo.

Kein Template-Zirkus, kein Vorab-Training

Wechselnde Layouts? Freitext im Mailkörper? Tabellenblätter? GM-DocuStream versteht heterogene Dokumente out-of-the-box – ohne Labeling-Projekte.

Nahtlose TMS-Integration

CarLo, WinSped, M-Ware, Komalog & weitere – die Übergabe erfolgt im passenden Zielformat. Damit schließen wir den Loop bis zur systemischen Anlage.

Validierung gegen Stammdaten

Automatischer Abgleich reduziert Rückfragen, steigert Datenqualität und vermeidet teure Korrekturen im Nachlauf.

DSGVO & Hosting in Deutschland

Datenverarbeitung nach EU-Recht, Hosting in DE, Mandantenfähigkeit, rollenbasierte Zugriffe – Ihre Daten dienen ausschließlich Ihrem Zweck, nicht dem Training allgemeiner Modelle.

Schneller Einstieg, geringe Reibung

E-Mail-first bedeutet: keine Prozessrevolution, sondern ein realistischer Startpunkt. Pilot in Tagen statt Monaten, danach schrittweise ausrollen.

Typische Einsatzszenarien

• Stückgut & Teil-/Komplettladungen: Aufträge aus Kundenmails automatisiert anlegen, Referenzen & Termine verlässlicher erfassen.
• Kontraktlogistik / 3PL: Wiederkehrende Avis-Layouts variieren? Kein Problem – die KI erkennt Muster und Inhalte.
• KEP & E-Commerce-Umfeld: Hohe Volumina mit vielen kleinen Abweichungen – ideal für E-Mail-first-Automatisierung.

Einführung – so läuft’s mit MHV Systems

1. Kick-off & Zielfoto: Kanäle, TMS-Ziel, Stammdaten-Quelle definieren.
2. Pilot: Echtlauf auf ausgewählten Relationen/Kunden, schnelles Feedback.
3. Skalierung: Stufenweise Roll-out, KPIs (Durchlaufzeit, Fehlerrate) messen, Stellschrauben feinjustieren.

Kurz zusammengefasst

• Weniger Tipparbeit, schnellere Auftragsanlage, bessere Daten.
• Kein Template-Ballast, keine Trainingshürden.
• Nahtlos bis ins TMS, validiert gegen Stammdaten.
• DSGVO-konform, Hosted in Deutschland.

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