AUFTRAGSEINGANG AUTOMATISIEREN: VOM POSTFACH DIREKT INS TMS

Automatisierte Auftragserfassung – Schluss mit dem Inbox-Chaos.

GM-DocuStream verfolgt ein konsequentes E-Mail-First-Prinzip: Unsere KI-basierte Software liest E-Mails, PDFs, Excel-Listen und sogar Freitexte vollautomatisch aus. Das System extrahiert alle auftragsrelevanten Daten unabhängig vom Layout und übergibt sie – nach einer automatischen Validierung gegen Ihre Stammdaten – direkt an Ihr TMS. So verwandeln Sie Ihren manuellen Auftragseingang in einen stabilen, skalierbaren Prozess mit bis zu 90 % Zeitersparnis.

E-Mail-First statt Portallösung
‍Nutzen Sie Ihre bestehende Infrastruktur. Eingehende Aufträge werden einfach weitergeleitet – Ihre Kunden müssen nichts umstellen und Sie benötigen kein komplexes Upload-Portal.

Automatisierte Auftragsanlage statt Copy-Paste
‍Vergessen Sie das händische Übertragen von Daten. GM-DocuStream erzeugt direkt eine Schnittstellendatei für den Import in Ihr TMS (z. B. CarLo, WinSped oder Komalog).

Validieren statt Abtippen
‍Ihre Disponenten werden zur Kontrollinstanz. Mit einer schnellen 1-Klick-Bestätigung im Dashboard geben sie geprüfte Daten frei – inklusive Dublettenprüfung und Plausibilitäts-Check.

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PROZESS-KONTINUITÄT & EFFIZIENZ: AUFTRAGSERFASSUNG OHNE UMSTELLUNG

Gleicher Workflow, null Tippaufwand – das E-Mail-First-Prinzip.

Sie müssen keine gewachsenen Abläufe umstellen oder Ihre Kunden auf neue Portale zwingen. Ihre Auftraggeber senden weiterhin E-Mails mit PDFs, Excel-Listen oder Freitext – GM-DocuStream greift direkt dort ein, wo der Prozess beginnt.
Ihr Team leitet diese Nachrichten einfach an das System weiter, das alle relevanten Daten sofort TMS-fertig aufbereitet. Im Dashboard behalten Ihre Disponenten die volle Kontrolle: Sie prüfen die validierten Vorschläge und geben sie mit nur einem Klick frei.

Keine Portale, keine starren Templates
E-Mail bleibt Ihr zentraler Eingangskanal. Dank unserer KI-basierten, layout-unabhängigen Erkennung müssen Sie keine Vorlagen für wechselnde Kunden-Dokumente erstellen oder pflegen – das System versteht Inhalte kontextbasiert.

Minimaler Change-Management-Aufwand
Die Einführung erfordert kaum Umstellung im Team. Der Workflow beschränkt sich auf Weiterleiten, kurzes Prüfen und Freigeben. Niemand muss komplexe neue Software-Logiken erlernen, was die Akzeptanz in der Disposition massiv erhöht.

Persönliche Vor-Ort-Schulung inklusive
Wir begleiten Sie aktiv beim Go-Live. Teil unseres Onboarding-Versprechens ist eine persönliche Einführung Ihrer Mitarbeiter direkt bei Ihnen vor Ort. So stellen wir sicher, dass jeder Handgriff sitzt und die Entlastung vom ersten Tag an spürbar ist.

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WIRTSCHAFTLICHKEITS-CHECK: MANUELLE VS. DIGITALE ERFASSUNG

Warum die händische Auftragserfassung Ihr teuerster Prozess ist.

Mit GM-DocuStream reduzieren Sie den manuellen Aufwand pro Auftrag von vielen Minuten auf wenige Sekunden. Der einzige neue Handgriff für Ihr Team ist die finale Freigabe im Dashboard – alles davor erfolgt vollautomatisch, alles danach fließt per Schnittstelle direkt in Ihr TMS.

Der Auftragseingang bleibt der selbe

Ihre gewohnten Eingangskanäle bleiben unberührt: Aufträge erreichen Sie weiterhin klassisch per E-Mail. Sie leiten die Nachrichten einfach an GM-DocuStream weiter oder wir binden Ihr Postfach direkt an, sodass kein manueller Upload oder das Öffnen von Anhängen mehr nötig ist.

Intelligente KI-Extraktion & Strukturierung

Unsere spezialisierten Deep-Learning-Modelle erkennen Dokumenttypen und Inhalte sofort – egal ob unstrukturierter E-Mail-Text, PDF-Anhänge, Excel-Listen oder Word-Dateien. Alle relevanten Auftragsdaten werden präzise extrahiert, ganz ohne zeitaufwendige Konfiguration von Templates.

Automatisierte Stammdaten-Validierung

Statt mühsamer manueller Vergleiche prüft das System Adressen, Kunden, Referenzen und Pflichtfelder automatisch gegen Ihre vorhandenen Stammdaten. Eventuelle Unklarheiten werden markiert, sodass Ihr Team Fehler korrigieren kann, bevor sie überhaupt in Ihr System gelangen.

Revisionssichere Übergabe ins TMS

Nach einer schnellen 1-Klick-Bestätigung im Dashboard wird der Auftrag regelbasiert und ohne Copy-Paste in Ihrem TMS (z. B. CarLo, WinSped oder M-Ware) angelegt. Jeder Vorgang wird lückenlos dokumentiert und ist durch den integrierten Audit-Trail jederzeit revisionssicher nachvollziehbar.

DER ALLTAG BLEIBT. DER AUFWAND GEHT.

Mehr als Automatisierung: ein Auftragseingang, der einfach läuft.

24/7 Auftragseingang ohne Verzögerung

E-Mails und Auftragsdokumente werden rund um die Uhr vollautomatisch verarbeitet. Durch die direkte Postfachanbindung sind morgens alle eingegangenen Aufträge bereits perfekt vorbereitet, sodass kein „Inbox-Stau“ entsteht und die Disposition sofort starten kann.

Persönliches Onboarding für Ihren Erfolg

Wir lassen Sie bei der Einrichtung nicht allein. Ihr Postfach, die individuellen Verarbeitungsregeln und der Bestätigungs-Workflow im Dashboard werden gemeinsam mit unseren Experten eingerichtet. So stellen wir sicher, dass das System ab dem ersten Tag nahtlos in Ihren spezifischen Arbeitsalltag passt.

Maximale Stabilität bei Volumen & Layoutwechsel

Egal ob 20 oder 2.000 Dokumente pro Tag – der Prozess bleibt für Ihr Team immer gleich effizient und kontrollierbar. Dank der KI-basierten, layout-unabhängigen Erkennung liest das System Daten auch dann zuverlässig aus, wenn Ihre Kunden ihre Dokumentenstrukturen ändern.

Planbare Kosten & flexible Skalierbarkeit

Unser transparentes Abrechnungsmodell basiert auf verarbeiteten DocuStream Token (DST) und bietet Ihnen volle Kostenkontrolle bei jedem Sendungsvolumen. Ihr Prozess bleibt stabil und wirtschaftlich planbar, selbst wenn Ihr Auftragseingang und Ihr Unternehmen nachhaltig wachsen.

FRAGEN & ANTWORTEN

Klarheit für Ihre Automatisierung.

Hier finden Sie Antworten darauf, wie GM-DocuStream Ihren Auftragseingang digitalisiert, Ihre Disponenten von Routineaufgaben befreit und die Fehlerquote in Ihrer Erfassung nachhaltig senkt.

Noch Fragen? Live-Demo buchen

Wie genau gelangen die Auftragsdaten von der E-Mail in mein TMS?

Das System folgt einem einfachen Prinzip: Eingehende E-Mails mit Anhängen (PDF, Excel, Word) werden an Ihr spezielles GM-DocuStream-Postfach weitergeleitet. Unsere KI extrahiert alle relevanten Informationen wie Adressen, Referenzen und Gewichte. Nach Ihrer kurzen Prüfung im Dashboard wird per Mausklick eine Schnittstellendatei erzeugt, die den Auftrag automatisch in Ihrem TMS anlegt.

Muss ich für jeden Kunden ein eigenes Layout oder Template anlegen?

Nein, das ist einer der größten Vorteile unserer KI-basierten Lösung. GM-DocuStream arbeitet vollständig layout-unabhängig. Das bedeutet, die Software versteht Dokumente kontextbasiert wie ein Mensch und benötigt keine starren Vorlagen oder Konfigurationen für neue Absender.

Behalte ich trotz der Automatisierung die Kontrolle über die Daten?

Absolut. GM-DocuStream fungiert als intelligenter Assistent, nicht als unkontrollierbare „Blackbox“. Über das moderne Dashboard haben Ihre Disponenten jederzeit den Überblick über alle eingegangenen Dokumente. Daten können vor der finalen Übergabe geprüft, bei Bedarf korrigiert und erst durch eine bewusste 1-Klick-Bestätigung an das TMS übertragen werden.

Wie lange dauert es, bis das System in unserem Betrieb live geht?

Unser Onboarding ist auf Schnelligkeit und minimale Belastung Ihrer internen IT-Ressourcen ausgelegt. In der Regel ist GM-DocuStream innerhalb von 1 bis 3 Monaten voll einsatzbereit – vom ersten Kickoff-Workshop über die Testphase bis zum produktiven Go-Live.

Wo werden meine Daten verarbeitet und wie steht es um den Datenschutz?

Ihre Datensicherheit hat höchste Priorität. GM-DocuStream ist ein Produkt „Made in Germany“. Das Hosting, die Entwicklung und die gesamte Datenverarbeitung finden ausschließlich in hochsicheren, zertifizierten deutschen Rechenzentren statt und sind zu 100 % DSGVO-konform.

Rechnet sich die Automatisierung auch bei schwankenden Auftragsvolumina?

Ja, denn unser System ist voll skalierbar und verarbeitet von 10 bis über 10.000 Dokumente pro Monat. Durch die Zeitersparnis von bis zu 90 % bei der Auftragsverarbeitung und die nahezu vollständige Eliminierung manueller Fehlerkosten liegt der Return on Investment (ROI) häufig bereits im ersten Monat.