So funktioniert es
Von der E-Mail bis ins TMS – ohne manuelles Abtippen, ohne Medienbruch. GM‑DocuStream automatisiert die Auftragserfassung entlang Ihrer bestehenden Prozesse – vom Posteingang bis zur Übergabe ins Zielsystem.
Eingehende E-Mails werden durch den Disponenten oder Auftragserfasser an unser Postfach weitergeleitet – es muss nichts umgestellt oder angepasst werden. Unser System erkennt zuverlässig die enthaltenen Dokumente – egal ob PDF, Excel, Word oder reiner Text. Selbst Screenshots oder weitergeleitete Nachrichten sind kein Problem.
Feld für Feld wird der Inhalt analysiert, validiert und strukturiert. Das Mapping erfolgt individuell nach Ihren Vorgaben – z. B. Referenznummer, Lade-/Lieferadresse, Gewicht oder Uhrzeit. Auf Wunsch mit Pflichtfeldern, Stammdatenabgleich oder 4-Augen-Freigabe.
Am Ende steht eine revisionssichere Übergabe ins TMS – via CSV, XML, API oder Fortras100-Schnittstelle. Ohne Tippfehler, ohne Nachfragen, ohne Zeitverlust.
Der gesamte Prozess ist nachvollziehbar dokumentiert – inkl. Audit-Trail bei jeder Bestätigung.
Automatisierte Weiterleitung an GM‑DocuStream – keine Änderung am bisherigen Prozess notwendig.
KI erkennt PDF, XLSX, DOCX, E-Mail-Textkörper, Screenshots oder Freitext.
Extraktion + Mapping auf kundenspezifische Felder, z. B. Relation, Gewicht, Avisuhrzeit.
1‑Klick‑Bestätigung durch Dispo – optional mit Pflichtfeldern, Plausicheck oder 4‑Augen-Freigabe.
Strukturierter Upload (z. B. CSV, XML, API, SFTP) ins Zielsystem. Jeder Vorgang ist revisionssicher dokumentiert.
Automatisierte Weiterleitung an GM‑DocuStream – keine Änderung am bisherigen Prozess notwendig.
Inhalte werden unabhängig von der Position erfasst. Auch unstrukturierter Freitext, Screenshots oder eingebettete Tabellen werden kontextbasiert erkannt – kein Template notwendig.
Extraktion und Zuweisung der Inhalte zu Ihren vordefinierten Feldern: z. B. Relation, Referenz, Gewicht, Uhrzeit. Automatische Validierung gegen Stammdaten, Pflichtfelder und Plausibilitätsregeln – konfigurierbar bis zur 4-Augen-Freigabe.
Jede Aktion wird nachvollziehbar dokumentiert: Erfassungszeit, Bestätigung, Änderungen, Statusübergänge – revisionssicher & auditierbar.
Die Daten werden in standardisierten Formaten (CSV, XML, JSON via API, Fortras100, SFTP etc.) ins TMS übergeben – egal ob moderne Plattform wie Winsped oder ältere Systeme mit dedizierten Schnittstellen.
Während Ihre Disposition wie gewohnt arbeitet, laufen im Hintergrund dutzende kleine Prozesse ab – automatisch, schnell und zuverlässig.
Jede eingehende E-Mail wird analysiert: Anhänge werden geöffnet, Inhalte wie Adressen, Referenzen oder Gewichte erkannt, geprüft und richtig zugeordnet. Auch unstrukturierte Texte – etwa Freitext oder Screenshots – werden zuverlässig verarbeitet.
Das System prüft auf Pflichtfelder, erkennt Dubletten und sorgt für klare, saubere Daten. Alles läuft dokumentiert, DSGVO-konform und ohne dass Ihr Team etwas daran ändern muss.
Sie sehen nur das Ergebnis: Aufträge, die korrekt im TMS landen – ohne Tipparbeit, ohne Rückfragen, ohne Stress.
GM‑DocuStream fügt sich direkt in Ihre bestehende Systemlandschaft ein. Nach der Prüfung werden alle Daten mit nur einem Klick direkt ins TMS übertragen – ohne Medienbruch, ohne manuelles Mapping, ohne starre Vorlagen.
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CarLo · WinSped · M-Ware · Komalog · Dr. Malek · SAP · Microsoft Dynamics · NAV/BC (projektspezifisch)
Anbindung via API, SFTP oder Connector – ohne Copy-&-Paste.
Dateien: E‑Mail, PDF, XLS/XLSX, DOCX, DOC, CSV, XML/JSON, Fortras/BORD, EDI/EDIFACT
Kanäle: Weitergeleitete E‑Mails, Upload-Ordner, Gateways, Portale
Das System erkennt wechselnde Dokumentenlayouts & Formate automatisch. Regelwerke & KI-Modelle werden fortlaufend trainiert – für immer bessere Erkennungsquoten.
Hier finden Sie die häufigsten Fragen zu Erfassung, 1-Klick-Bestätigung und TMS-Anbindung. Kurz erklärt: E-Mail rein → KI liest & prüft → Bestätigen → Auftrag im TMS.
Während andere Anbieter generische „Dokumenten-Automatisierung“ für alle Branchen verkaufen, ist GM-DocuStream die einzige Lösung, die sich konsequent nur auf Logistik & Spedition spezialisiert – mit echter End-to-End-Automatisierung bis ins TMS. Unsere KI verarbeitet wechselnde PDF-/E-Mail-Aufträge ohne starre Templates oder Mapping, validiert gegen Stammdaten und markiert Unklarheiten zur 1-Klick-Bestätigung im Dashboard. Danach werden die geprüften Daten nahtlos ins TMS übernommen – ohne Medienbruch, DSGVO-konform (Hosting in Deutschland). DocuStream skaliert mit wachsenden Mengen und neuen Kundenlayouts (~5 s Erfassung + 1–3 s Bestätigung). Und weil wir selbst aus der Logistik kommen, treffen Workflows, Sprache und Prioritäten genau den Dispo-Alltag.
Ja. CarLo, WinSped, M‑Ware, Komalog u. a. – via API/SFTP/Connector. Wir binden Ihr System projektspezifisch an.
Unsere Software liest E-Mails und Anhänge mit KI (Texterkennung) und prüft alle Werte automatisch. Adressen, Mengen, Lade-/Lieferorte – alles wird vor dem Eintrag kontrolliert. Tippfehler gehören damit der Vergangenheit an.
Nein. GM‑DocuStream arbeitet mit dem Programm, das Sie schon haben. Die Daten werden automatisch dort eingetragen, wo Sie bisher alles manuell tippen.
Ja. Wir richten die Software genau nach Ihren Prozessen ein. Regeln, Felder, Schnittstellen – alles wird an Ihr Tagesgeschäft angepasst.
Nein. Kein starres Mapping – unsere KI verarbeitet wechselnde PDF/E-Mail-Layouts ohne Vorlagenpflege. Unsichere Stellen werden markiert und im Dashboard bestätigt.
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