KI-BASIERTE E-MAIL & PDF VERARBEITUNG FÜR DIE LOGISTIK

Automatisierte E-Mail & PDF Verarbeitung – vom Posteingang direkt ins TMS.

GM-DocuStream übernimmt den kompletten technischen Workflow Ihrer Auftragserfassung. Dank unseres E-Mail-First-Prinzips erkennt die KI eingehende Dokumente vollautomatisch, klassifiziert diese und extrahiert relevante Daten aus E-Mails, PDFs oder Excel-Listen. Nach der automatischen Validierung gegen Ihre Stammdaten werden die Informationen strukturiert und revisionssicher inkl. Audit-Trail an Ihr Zielsystem übergeben – für eine fehlerfreie Disposition ohne Medienbrüche.

Gezielte Weiterleitung statt Daten-Müll
‍Behalten Sie die volle Kontrolle: Der Disponent entscheidet, welche relevanten Auftrags-Mails an GM-DocuStream weitergeleitet werden. So landet nur das im System, was wirklich verarbeitet werden soll – ohne lästiges Aussortieren von Junk-Mails im Dashboard.

Präzises OCR & KI-basiertes Parsing
Unsere Technologie nutzt Deep Learning zur layout-unabhängigen Texterkennung. Egal ob strukturierte PDFs, Excel-Tabellen oder unstrukturierter Freitext: Die KI extrahiert alle Felder von der Referenznummer bis zum Gewicht punktgenau.

Validierter Bestätigungs-Workflow
Bevor Daten übertragen werden, erfolgt ein automatischer Abgleich gegen Ihre Kunden- und Frachtstammdaten. Ihre Disponenten geben den Auftrag mit einer 1-Klick-Bestätigung im Dashboard frei, woraufhin der Export per API, SFTP oder Connector (z. B. XML, Fortras/BORD512) erfolgt.

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DER DIGITALE WORKFLOW: TECHNISCH PRÄZISE

Prozesssicherheit von der E-Mail bis zur TMS-Übergabe.

GM-DocuStream integriert sich als intelligenter Layer nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft. Eingehende Aufträge bleiben in Ihrem gewohnten E-Mail-Postfach, von wo aus sie gezielt durch den Disponenten an das System weitergeleitet werden. Für die IT bedeutet das: klare Eingangskanäle ohne Middleware-Chaos, standardisierte Datenformate und eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge.

Maximaler Fokus durch gezielte Weiterleitung:
Anstatt Ihre IT mit komplexen Upload-Portalen zu belasten, bleibt die E-Mail Ihr zentraler Eingangskanal. Durch die manuelle Auswahl der relevanten Mails durch den Disponenten landet kein "Daten-Müll" im System, während unsere KI wechselnde Dokumentenlayouts vollautomatisch erkennt – ganz ohne das Erstellen starrer Templates.

Standardisierte Schnittstellen & Outputs:
GM-DocuStream generiert hochgradig strukturierte Datensätze in Formaten wie JSON, XML, CSV oder Branchenstandards wie Fortras BORD512. Diese werden exakt auf die Importlogik Ihres TMS (z. B. CarLo, WinSped oder M-Ware) abgestimmt, um eine reibungslose Datenübergabe und automatisierte Auftragsanlage zu garantieren.

Lückenlose Nachvollziehbarkeit & Audit-Trail:
Jeder Schritt der Verarbeitung wird detailliert protokolliert – von der Extraktion einzelner Felder bis zur finalen Bestätigung. Diese Revisionssicherheit sorgt dafür, dass sämtliche Änderungen, Status und Übergaben jederzeit transparent einsehbar und auditierbar bleiben.

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PROZESS-PIPELINE: VON DER E-MAIL ZUR TMS-ÜBERGABE

Vier Stufen, eine Pipeline – stabil auch bei wechselnden Layouts.

GM-DocuStream behandelt jede eingehende E-Mail als dedizierten „Job“: Von der Annahme über die intelligente Dokumentaufbereitung bis hin zur validierten Übergabe an Ihr System. Diese strukturierte Pipeline garantiert eine fehlerfreie Verarbeitung und ein definiertes Verhalten bei Ausnahmen.

Ingestion & Intelligentes Routing

Aufträge erreichen das System durch gezielte Weiterleitung durch den Disponenten oder per direkter Postfach-Anbindung. Hinterlegte Routing-Regeln basierend auf Absender, Domain oder Betreff steuern dabei präzise, welche KI-Verarbeitung für den jeweiligen Dokumenttyp angewendet wird.

Dokumentaufbereitung (KI-OCR & Parsing)

Scans werden mittels hochmoderner OCR-Technologie erfasst, während digitale Formate wie PDFs, DOCX oder Excel-Listen durch spezialisierte KI-Parser ausgelesen werden. Dabei erkennt das System Dokumenteninhalte layout-unabhängig und bereinigt sogar den E-Mail-Body für eine fehlerfreie Felderkennung.

KI-Extraktion & Automatisierte Datenchecks

U Deep Learning Modell extrahiert alle relevanten Felder und Positionen. Unmittelbar folgt eine Validierung gegen Ihre Stammdaten sowie ein Abgleich von Pflichtfeldern und Dubletten. Unsichere Werte werden markiert, sodass keine Daten „blind“ in Ihr System fließen.

1-Klick-Bestätigung & TMS-Übergabe

Nach der finalen Prüfung im modernen Dashboard erfolgt die Freigabe per 1-Klick-Bestätigung. GM-DocuStream übernimmt die automatisierte Auftragsanlage im TMS via API, SFTP oder Connector – exakt in dem strukturierten Format (z. B. XML, JSON oder Fortras), das Ihr System vorgibt.

BETRIEB & KONTROLLE

Betriebssicher, skalierbar, auditierbar.

Fortlaufende Verarbeitung & Intuitive Bestätigung

Eingehende Aufträge aus weitergeleiteten E-Mails werden fortlaufend und in Echtzeit eingelesen. Jede Extraktion wird im Dashboard übersichtlich als „Offen“ markiert, bis sie durch eine 1‑Klick‑Bestätigung freigegeben oder bei Bedarf korrigiert wurde. Für maximale Transparenz bleibt die Original-E-Mail jederzeit fest mit dem Vorgang verknüpft, sodass Rückfragen sofort geklärt werden können.

Intelligentes Routing & Sicherer Shadow-Mode

GM‑DocuStream bietet volle Flexibilität durch präzise Routing-Regeln basierend auf Absendern, Domänen, Betreffzeilen oder Dokumenttypen. Während der Implementierung nutzen wir den Shadow-Mode, um das System unter Realbedingungen zu testen, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Der Bestätigungs-Workflow wird dabei individuell und gemeinsam mit Ihnen konfiguriert, um perfekt in Ihre Prozesslandschaft zu passen.

Robuste Skalierung ohne starre Templates

Unser System arbeitet vollständig template-frei und erkennt Inhalte in E-Mail-Texten, mehrseitigen PDFs sowie komplexen Excel-Listen (XLS/XLSX/CSV) kontextbasiert. Dank einer modernen Architektur mit dedizierten Workern und Queues skaliert GM‑DocuStream mühelos mit Ihrem Volumen – bei gleichbleibender Kontrolle und höchster Erkennungspräzision, selbst wenn Kunden ihre Layouts kurzfristig ändern.

Revisionssicherheit & Volle Kostentransparenz

Jeder Schritt im Prozess – vom Empfang über die KI-Extraktion bis zur finalen Übergabe ans TMS – wird in einem lückenlosen Audit-Trail mit Zeitstempel und Nutzerkennung protokolliert. Integrierte Monitoring-Tools und KPI-Exports geben Ihnen jederzeit Einblick in Ihre Performance. Die Abrechnung erfolgt transparent über das DST-Modell, sodass Ihre Kosten für die Automatisierung jederzeit planbar und nachvollziehbar bleiben.

TECHNIK & PROZESSLOGIK

Alles Wichtige zur E-Mail- & PDF-Automatisierung.

Hier beantworten wir die häufigsten technischen Fragen zur Funktionsweise unserer KI-Extraktion und wie wir sicherstellen, dass Ihre Daten präzise, sicher und revisionssicher in Ihrem TMS landen.

Noch Fragen? Live-Demo buchen

Welche Dateiformate kann GM-DocuStream verarbeiten?

Unser System ist auf die Vielfalt im Logistik-Alltag ausgelegt. Wir verarbeiten klassische PDF-Dokumente (digital oder gescannt), Excel-Listen (XLS, XLSX, CSV), Word-Dateien (DOCX, DOC) sowie den reinen Textkörper (Body) einer E-Mail. Sogar in E-Mails eingebettete Tabellen oder Screenshots werden durch unsere KI-gestützte OCR-Technologie präzise erkannt und in strukturierte Daten umgewandelt.

Was passiert, wenn ein Kunde sein Rechnungs- oder Auftrags-Layout ändert?

Hier liegt der entscheidende Vorteil unserer layout-unabhängigen Erkennung: Da GM-DocuStream nicht mit starren Vorlagen (Templates) arbeitet, sondern Dokumente kontextbasiert wie ein Mensch „liest“, beeinträchtigen Design-Änderungen die Erkennungsrate nicht. Die KI erkennt die Bedeutung von Feldern wie „Abladestelle“ oder „Gewicht“ unabhängig davon, wo sie auf dem Papier stehen.

Wie verhindern wir, dass „Spam“ oder unnötige E-Mails das System verstopfen?

Wir setzen auf den Menschen als intelligenten Filter: Ihr Disponent entscheidet aktiv, welche E-Mails für die Auftragserfassung relevant sind und leitet diese gezielt an GM-DocuStream weiter. So stellen wir sicher, dass nur echte Aufträge verarbeitet werden und Ihr Dashboard nicht mit Werbung, Rückfragen oder internen Nachrichten überflutet wird.

Können auch mehrseitige PDF-Dokumente oder Sammel-E-Mails verarbeitet werden?

Ja. Unsere KI-Pipeline verfügt über eine automatische Dokumententrennung und -klassifikation. Wenn ein Kunde mehrere Aufträge in einem PDF oder verschiedene Anhänge in einer E-Mail sendet, erkennt das System die einzelnen Vorgänge, trennt sie logisch voneinander und bereitet sie als separate Jobs für die Freigabe im Dashboard vor.

Wie sicher und nachvollziehbar ist der Datenexport ins TMS?

Sicherheit und Transparenz sind fest in der Pipeline verankert. Jeder Vorgang erhält einen lückenlosen Audit-Trail, in dem jeder Schritt (Empfang, Extraktion, Änderung, Freigabe) mit Zeitstempel protokolliert wird. Der Export erfolgt über standardisierte, verschlüsselte Schnittstellen (API, SFTP) in Formaten wie XML, JSON oder Fortras, die exakt auf die Import-Logik Ihres Zielsystems abgestimmt sind.

Benötigt meine IT-Abteilung spezielles Know-how für die Anbindung?

Nein. GM-DocuStream ist eine „Hands-off“-Lösung für Ihre IT. Da wir uns an bestehende Standards halten (E-Mail-Weiterleitung einerseits und standardisierte Export-Formate andererseits), ist der Implementierungsaufwand minimal. Wir übernehmen die technische Konfiguration und das Mapping der Felder, sodass Sie keine eigenen IT-Ressourcen für die Entwicklung binden müssen.