GM-DOCUSTREAM - Ausnahmehandling

Ausnahmen sauber klären – ohne Prozessbruch.

Wenn etwas nicht eindeutig ist, wird der Auftrag im Dashboard gesondert markiert. Betroffene Felder sind mit Hinweisen versehen, Vorschläge stehen bereit – Sie bestätigen, wir übergeben ins TMS.

Live-Status & Warteschlange: Verarbeitung, Warteschlange, abgeschlossen – transparent auch bei Massenweiterleitungen.

Ganzheitliches Lesen: E-Mail-Text und Anhänge (PDF, Excel, Mehrseiten-Pdfs) werden gemeinsam ausgewertet; nichts geht unter.

Sichere Übergabe: Dubletten-Schutz, 1-Klick-Bestätigung, vollständiger Audit-Trail.

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Regeln & Prüflogik

Was GM-DocuStream prüft – fachlich, technisch, vollständig.

Jeder Auftrag läuft vor der Übergabe durchs Regelwerk. Unsichere Werte werden markiert, Vorschläge stehen bereit – erst nach Bestätigung geht’s ins TMS.

Pflichtfelder & Datentypen: Datum/Uhrzeit, Zahlen- und Währungsformate, ISO-Ländercodes/PLZ, E-Mail/Telefon – alles normiert und validiert.

Referenzen & Dubletten: Kunden-/Debitoren-IDs, Auftrags-/Sendungs-/Rechnungsnummern, USt-ID/GLN; Hash- & Vergleichslogik verhindert Doppelimporte.

Adressen & Geos: Straße/Hausnr./PLZ/Ort getrennt, Sonderzeichen bereinigt, optional Geocheck; Best-Match aus Stammdaten bei Schreibweisenvarianten.

Positions- & Summenlogik: Stück/Paletten/Gewicht/Volumen je Zeile, Kopf-/Positionsabgleich inkl. konfigurierbarer Toleranzen.

Kontextregeln: E-Mail-Body und Anhänge (PDF, Excel, Mehrseiten-PDFs) werden gemeinsam ausgewertet – Termine, Avis-Hinweise, Zusatzinfos inklusive.

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PIPELINE: E-MAIL + ANHÄNGE → MATCHING → KLÄRFÄLLE → ÜBERGABE

Ausnahmehandling, das mitdenkt – dokumentenübergreifend in 4 Schritten.

GM-DocuStream betrachtet E-Mail-Text, Header und alle Anhänge als einen Auftrag. Auffälligkeiten werden in Echtzeit erkannt, sauber begründet markiert und in einen klaren Klär-Workflow überführt. Disponenten sehen Warteschlangen, Prioritäten und Verarbeitungsstatus – bis zur Bestätigung bleibt alles offen.

Intake & Status: alles rein, nichts geht unter

E-Mail-Header/Body plus PDFs/Office-Dateien werden gemeinsam erfasst und in die Warteschlange gestellt. Der Vorgang erhält sofort einen Status („Wartet“, „In Verarbeitung“, „Offen zur Prüfung“). Fehlgriffe (z. B. falscher Anhang) oder Massenweiterleitungen werden erkannt und priorisiert.

Kontext-Merge & Fallbacks

DocuStream liest zuerst die PDF/Anhänge strukturiert aus. Parallel wird der E-Mail-Body inkl. Header/Betreff in den Kontext gezogen. Pro Feld wählt das System die verlässlichste Quelle: Werte aus dem Body/Excel ergänzen oder präzisieren nur, wenn die PDF leer, widersprüchlich oder ungenau ist (z. B. Entladedatum, Avis-Hinweise). Herkunft je Feld bleibt nachvollziehbar; unsichere Stellen werden markiert – keine Blindbuchungen.

Klär-Workflow im Dashboard

Markierte Felder erscheinen mit Begründung und Herkunft (Body/Seite/Zelle). Disponenten korrigieren, ergänzen oder weisen ab. Bei Bedarf lässt sich der Auftrag manuell neu verarbeiten (kein Auto-Retry) und erneut in die Warteschlange geben.

Bestätigung, sichere Übergabe & Audit-Trail

Erst nach Bestätigung verlässt der Auftrag die Liste. Übergabe erfolgt TMS-fertig (API/SFTP/XML/JSON/Fortras/BORD512). Jede Änderung ist revisionssicher protokolliert (Wer/Was/Wann); Doppel-Exporte werden durch Vergleichs-/Hash-Logik verhindert.

BETRIEB & AUSNAHMEHANDLING

Ausnahmen erkennen, priorisieren, sauber lösen.

Warteschlangen & Lastspitzen

Aufträge laufen durch klar sichtbare Stati: Wartend · In Verarbeitung · Zur Bestätigung. Lastspitzen werden per Fair-Queue abgefedert; Prioritäten nach Absender/Mandant sind möglich. Vorgänge lassen sich pausieren, erneut einreihen oder gesammelt bestätigen – keine Autoretries, erneutes verarbeiten erfolgt bewusst und nachvollziehbar.

E-Mail + Anhänge als EIN Auftrag

DocuStream betrachtet E-Mail-Text, Header und alle Anhänge (PDF, XLS/XLSX, CSV, Zusatz-PDFs) ganzheitlich. Fehlen Felder in der PDF, werden sie aus dem Mail-Text übernommen. Regeln definieren, welche Anhänge zählen; Fremdinhalte (Signatur-Bilder etc.) werden erkannt und ignoriert. Falschtypisierte Dateien werden als Hinweisfall markiert.

Prüffälle & Korrekturvorschläge

Unsichere Werte werden mit Begründung markiert (Pflicht, Format, Dublette, Kontext). Das System schlägt pro Feld den Best-Match aus Stammdaten vor (Fuzzy, Referenzen, Adressen) – 1-Klick-Übernahme statt Blindbuchung. Notizen, Wiedervorlage und Felder-Lock verhindern Fehlbedienung.

Eskalation, Benachrichtigung & Exportgarantie

Blocker landen im Fehlerkorb mit Mail-Benachrichtigung und optionaler Vier-Augen-Freigabe. Export ins TMS erfolgt erst nach Freigabe; erneutes verarbeiten ist manuell möglich, Dubletten werden via Hash/Vorgangs-ID verhindert. Jede Aktion ist revisionssicher protokolliert (Wer/Was/Wann).

NOCH FRAGEN?

Antworten für Dispo, GF & IT – auf einen Blick

Hier finden Sie die häufigsten Fragen zu Erfassung, 1-Klick-Bestätigung und TMS-Anbindung. Kurz erklärt: E-Mail rein → KI liest & prüft → Bestätigen → Auftrag im TMS.

Noch Fragen? Live-Demo buchen

Warum ist GM-DocuStream die bessere Wahl für Speditionen?

Während andere Anbieter generische „Dokumenten-Automatisierung“ für alle Branchen verkaufen, ist GM-DocuStream die einzige Lösung, die sich konsequent nur auf Logistik & Spedition spezialisiert – mit echter End-to-End-Automatisierung bis ins TMS. Unsere KI verarbeitet wechselnde PDF-/E-Mail-Aufträge ohne starre Templates oder Mapping, validiert gegen Stammdaten und markiert Unklarheiten zur 1-Klick-Bestätigung im Dashboard. Danach werden die geprüften Daten nahtlos ins TMS übernommen – ohne Medienbruch, DSGVO-konform (Hosting in Deutschland). DocuStream skaliert mit wachsenden Mengen und neuen Kundenlayouts (~5 s Erfassung + 1–3 s Bestätigung). Und weil wir selbst aus der Logistik kommen, treffen Workflows, Sprache und Prioritäten genau den Dispo-Alltag.

Funktioniert das mit unserem Speditionsprogramm?

Ja. CarLo, WinSped, M‑Ware, Komalog u. a. – via API/SFTP/Connector. Wir binden Ihr System projektspezifisch an.

Wie genau erkennt das System die Daten?

Unsere Software liest E-Mails und Anhänge mit KI (Texterkennung) und prüft alle Werte automatisch. Adressen, Mengen, Lade-/Lieferorte – alles wird vor dem Eintrag kontrolliert. Tippfehler gehören damit der Vergangenheit an.

Brauchen wir ein neues Speditionsprogramm?

Nein. GM‑DocuStream arbeitet mit dem Programm, das Sie schon haben. Die Daten werden automatisch dort eingetragen, wo Sie bisher alles manuell tippen.

Wir haben spezielle Abläufe. Passt das trotzdem?

Ja. Wir richten die Software genau nach Ihren Prozessen ein. Regeln, Felder, Schnittstellen – alles wird an Ihr Tagesgeschäft angepasst.

Brauchen wir Templates oder Training?

Nein. Kein starres Mapping – unsere KI verarbeitet wechselnde PDF/E-Mail-Layouts ohne Vorlagenpflege. Unsichere Stellen werden markiert und im Dashboard bestätigt.