GM-DOCUSTREAM · E-MAIL & PDF VERARBEITUNG

E-Mail & PDF-Aufträge verarbeiten – automatisch, nachvollziehbar, TMS-ready.

GM-DocuStream übernimmt den kompletten technischen Workflow: Dokumente klassifizieren, Daten extrahieren, prüfen und strukturiert ans Zielsystem übergeben – mit Audit-Trail und klaren Schnittstellen.

Postfach anbinden (IMAP/SMTP) oder weiterleiten – ohne Upload-Portale

OCR + KI-Parsing: E-Mail-Text, PDF, Excel → strukturierte Felder

Validierung + Bestätigungs-Workflow → Export per API/SFTP/Connector

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WORKFLOW IM DETAIL

Vom Postfach bis zur Übergabe: so läuft die Verarbeitung technisch.

Eingehende Aufträge bleiben dort, wo sie heute entstehen: im E-Mail-Postfach. GM-DocuStream übernimmt den Rest im Hintergrund – von der Annahme über die Klassifizierung bis zur strukturierten Übergabe ans TMS.
Für IT heißt das: klare Eingangskanäle, definierte Regeln, standardisierte Outputs. Kein “Sonderweg” für die Fachabteilung, keine Excel-Zwischenlösung, keine neue Prozesslandschaft.

Kein Upload-Portal, keine Templates: E-Mail bleibt der Eingangskanal – auch bei wechselnden Layouts.

Standardisierte Outputs: JSON/XML/CSV/Fortras/BORDERO/EDI – je nach Zielsystem und Importlogik

Nachvollziehbarkeit inklusive:
Status, Felder, Änderungen und Übergaben sind protokolliert

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PIPELINE: E-MAIL → DATEN → EXPORT

Vier Stufen, eine Pipeline – stabil auch bei wechselnden Layouts.

GM-DocuStream behandelt jede E-Mail wie einen “Job”: Annahme, Dokumentaufbereitung, Extraktion/Validierung, Übergabe. Mit klaren Schnittstellen und definiertem Verhalten bei Ausnahmen.

Ingestion & Routing

Mails kommen per Weiterleitung oder Postfach-Anbindung rein. Routing-Regeln (z. B. Absender, Domain, Betreff, Mandant, Dokumenttyp) steuern, welche Verarbeitung greift.

Dokumentaufbereitung (OCR/Parsing)

Scans → KI OCR, digitale PDFs/DOCX → KI Parser. Excel/XLSX/CSV inkl. Sheet-Auswahl & Spaltenmapping. E-Mail-Body (HTML/Plain) wird bereinigt und für die Felderkennung strukturiert

Extraktion + Datenchecks

KI extrahiert Felder und Positionen, ergänzt Prüfregeln (Pflichtfelder, Plausibilität, Dubletten, Referenzen). Unsichere Werte werden markiert, statt still “blind” durchzulaufen.

Bestätigung & Übergabe

Bestätigung im Dashboard (oder regelbasiert bei sicheren Fällen). Danach Export/Push ins Zielsystem: API, SFTP oder Connector – im Format, das Ihr TMS vorgibt.

BETRIEB & KONTROLLE

Betriebssicher, skalierbar, auditierbar.

Fortlaufender Eingang & Bestätigung

Weitergeleitete Mails oder angebundenes Postfach werden fortlaufend eingelesen. Jede Extraktion steht als „Offen“ im Dashboard, bis sie bestätigt bzw. korrigiert ist. Manuelle Wiederholung möglich; Original-Mail bleibt am Vorgang.

Routing & Onboarding

Weiterleitung oder Postfach-Connector. Regeln pro Absender/Domäne, Betreff, Anhangtyp, Mandant/Dokumenttyp. Shadow-Mode zum Testen; Bestätigungs-Workflow wird gemeinsam konfiguriert.

Robust bei Volumen & Layouts

Template-frei für E-Mail-Body, mehrseitige PDFs sowie XLS/XLSX/CSV. Skaliert über Worker/Queues – gleicher Ablauf, gleiche Kontrolle, auch bei wechselnden Kundenlayouts.

Revisionssicher & planbar

Vollständiger Ereignis- und Übergabe-Log (Empfang, Extraktion, Prüfung, Übergabe) mit Zeitstempel/Nutzer. Monitoring & KPI-Exports; transparente Volumenabrechnung inkl. Übernutzung.

NOCH FRAGEN?

Antworten für Dispo, GF & IT – auf einen Blick

Hier finden Sie die häufigsten Fragen zu Erfassung, 1-Klick-Bestätigung und TMS-Anbindung. Kurz erklärt: E-Mail rein → KI liest & prüft → Bestätigen → Auftrag im TMS.

Noch Fragen? Live-Demo buchen

Warum ist GM-DocuStream die bessere Wahl für Speditionen?

Während andere Anbieter generische „Dokumenten-Automatisierung“ für alle Branchen verkaufen, ist GM-DocuStream die einzige Lösung, die sich konsequent nur auf Logistik & Spedition spezialisiert – mit echter End-to-End-Automatisierung bis ins TMS. Unsere KI verarbeitet wechselnde PDF-/E-Mail-Aufträge ohne starre Templates oder Mapping, validiert gegen Stammdaten und markiert Unklarheiten zur 1-Klick-Bestätigung im Dashboard. Danach werden die geprüften Daten nahtlos ins TMS übernommen – ohne Medienbruch, DSGVO-konform (Hosting in Deutschland). DocuStream skaliert mit wachsenden Mengen und neuen Kundenlayouts (~5 s Erfassung + 1–3 s Bestätigung). Und weil wir selbst aus der Logistik kommen, treffen Workflows, Sprache und Prioritäten genau den Dispo-Alltag.

Funktioniert das mit unserem Speditionsprogramm?

Ja. CarLo, WinSped, M‑Ware, Komalog u. a. – via API/SFTP/Connector. Wir binden Ihr System projektspezifisch an.

Wie genau erkennt das System die Daten?

Unsere Software liest E-Mails und Anhänge mit KI (Texterkennung) und prüft alle Werte automatisch. Adressen, Mengen, Lade-/Lieferorte – alles wird vor dem Eintrag kontrolliert. Tippfehler gehören damit der Vergangenheit an.

Brauchen wir ein neues Speditionsprogramm?

Nein. GM‑DocuStream arbeitet mit dem Programm, das Sie schon haben. Die Daten werden automatisch dort eingetragen, wo Sie bisher alles manuell tippen.

Wir haben spezielle Abläufe. Passt das trotzdem?

Ja. Wir richten die Software genau nach Ihren Prozessen ein. Regeln, Felder, Schnittstellen – alles wird an Ihr Tagesgeschäft angepasst.

Brauchen wir Templates oder Training?

Nein. Kein starres Mapping – unsere KI verarbeitet wechselnde PDF/E-Mail-Layouts ohne Vorlagenpflege. Unsichere Stellen werden markiert und im Dashboard bestätigt.