GM-DOCUSTREAM - Validierung & Datenqualität

Validiert, verlässlich – TMS-fertig.

GM-DocuStream prüft alle erkannten Felder vor der Übergabe: Pflichtfelder, Formate und Referenzen werden automatisch kontrolliert und gegen Ihre Stammdaten abgeglichen. Unklare Stellen werden markiert und im Dashboard bestätigt – erst danach geht der Auftrag ins TMS.

Pflichtfelder & Plausibilität: Adressen, Datums-/Zahlformate, Nummernkreise.

Stammdatenabgleich inkl. Fuzzy-Match: Abweichungen werden korrekt zugeordnet statt neu angelegt.

Audit-Trail & KPIs: Jede Änderung, jeder Status, jede Freigabe nachvollziehbar.

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VALIDIERUNG IM ALLTAG

Fehler raus, Qualität rein – bevor der Auftrag ins TMS geht.

Bevor GM-DocuStream eine Datei übergibt, wird jeder Auftrag fachlich und technisch geprüft. Pflichtfelder, Formate und Referenzen müssen passen; unsichere Werte werden markiert und im Dashboard bestätigt. So landen nur saubere, TMS-bereite Exportdateien im Zielsystem.

Pflichtfelder & Formate: Datums-/Zahlformate, PLZ/Ländercode (ISO), E-Mail/Telefon, USt-ID – alles normiert und validiert.

Referenzen & Dubletten: Kundennummern, Vorgangs-/Sendungs-IDs, Rechnungs-/Auftragsnummern werden geprüft; Hash-/Vergleichslogik verhindert Doppelimporte.

Positions- & Summenlogik: Stück, Paletten, Gewicht, Volumen – Abgleich von Kopf-/Positionswerten inkl. Toleranzen (konfigurierbar).

Adresslogik: Straße/PLZ/Ort sauber getrennt, Sonderzeichen bereinigt, optionale Geochecks; Abgleich gegen Stammdaten.

Freigabe mit Nachvollziehbarkeit: Markierte Felder klären, 1-Klick bestätigen – jede Änderung mit Zeitstempel & Nutzer im Audit-Trail.

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PIPELINE: STAMMDATEN → MATCHING → VALIDIERUNG → EXPORT

Vier Schritte zu verlässlicher Datenqualität.

GM-DocuStream prüft jede erkannte Information gegen Stammdaten und Regeln, markiert Unklares, ergänzt fehlende Pflichtfelder und verhindert Dubletten. Erst nach Bestätigung gehen geprüfte Daten ins TMS – nachvollziehbar und auditierbar.

Feldprüfung & Normalisierung

Alle Felder werden auf Format, Einheiten und Schreibweisen geprüft: Datums- und Zahlenformate, Mengen/Einheiten, Straßennamen, Postleitzahl/Land. Abweichungen werden vereinheitlicht (z. B. „Str.“ → „Straße“, „DE“ ↔ „Deutschland“) und für die weitere Prüfung vorbereitet.

Abgleich gegen Stammdaten

Kunden, Adressen, Referenzen und Nummern werden gegen die importierten Stammdaten gematcht. Fuzzy-Matching erkennt Varianten und Abkürzungen und liefert pro Feld den wahrscheinlichsten Treffer. Unsichere Kandidaten werden als Vorschlag gekennzeichnet – keine Blindbuchungen.

Plausi-, Pflichtfeld- & Dublettencheck

Regeln pro Mandant prüfen Vollständigkeit und Plausibilität: Pflichtfelder, Länder/PLZ-Konsistenz, Referenzformate, Nummernkreise. Dubletten werden über Zeitfenster/Vorgangs-IDs erkannt (z. B. doppelt eingegangene E-Mails/Anhänge) und aktiv verhindert.

Bestätigung, Protokoll & Übergabe

Im Dashboard werden markierte Felder geprüft oder mit 1-Klick bestätigt. Jede Änderung ist protokolliert (Wer/Was/Wann). Danach erfolgt die Übergabe ans TMS im Zielformat (API, SFTP, XML/JSON, Fortras100/BORD512) – sauber validiert, revisionssicher, TMS-fertig.

BETRIEB & KONTROLLE

Validiert, konsistent, auditierbar.

Regelwerk & Pflichtfelder

Mandantenfähige Regeln prüfen Format, Vollständigkeit und Wertebereiche: Pflichtfelder, Nummernkreise, Referenz- und Datumsformate. Änderungen am Regelwerk sind versioniert und ohne Deployment möglich.

Plausibilität & Kontext

Semantische Checks erkennen Unstimmigkeiten: PLZ↔Land, Lade-/Lieferlogik, Mengen/Einheiten, Terminfolgen. Unsichere Werte werden markiert und als Vorschlag mit Begründung angezeigt – keine Blindbuchungen.

Dubletten- & Konsistenzschutz

Duplikate werden über Hashes, Zeitfenster, Vorgangs-IDs und Referenzkombinationen erkannt und blockiert. Konsistenzprüfungen (z. B. Gewicht > 0, Positionsanzahl, eindeutige Referenzen) verhindern fehlerhafte Anlagen.

Audit-Trail, KPIs & Freigabe

Lückenlos protokolliert (Wer/Was/Wann). 1-Klick-Bestätigung. KPIs zu Trefferquote, Korrekturrate und Durchlaufzeit; Exporte per CSV/API. Korrekturen fließen als Lernsignal in Regeln/Modelle zurück.

NOCH FRAGEN?

Antworten für Dispo, GF & IT – auf einen Blick

Hier finden Sie die häufigsten Fragen zu Erfassung, 1-Klick-Bestätigung und TMS-Anbindung. Kurz erklärt: E-Mail rein → KI liest & prüft → Bestätigen → Auftrag im TMS.

Noch Fragen? Live-Demo buchen

Warum ist GM-DocuStream die bessere Wahl für Speditionen?

Während andere Anbieter generische „Dokumenten-Automatisierung“ für alle Branchen verkaufen, ist GM-DocuStream die einzige Lösung, die sich konsequent nur auf Logistik & Spedition spezialisiert – mit echter End-to-End-Automatisierung bis ins TMS. Unsere KI verarbeitet wechselnde PDF-/E-Mail-Aufträge ohne starre Templates oder Mapping, validiert gegen Stammdaten und markiert Unklarheiten zur 1-Klick-Bestätigung im Dashboard. Danach werden die geprüften Daten nahtlos ins TMS übernommen – ohne Medienbruch, DSGVO-konform (Hosting in Deutschland). DocuStream skaliert mit wachsenden Mengen und neuen Kundenlayouts (~5 s Erfassung + 1–3 s Bestätigung). Und weil wir selbst aus der Logistik kommen, treffen Workflows, Sprache und Prioritäten genau den Dispo-Alltag.

Funktioniert das mit unserem Speditionsprogramm?

Ja. CarLo, WinSped, M‑Ware, Komalog u. a. – via API/SFTP/Connector. Wir binden Ihr System projektspezifisch an.

Wie genau erkennt das System die Daten?

Unsere Software liest E-Mails und Anhänge mit KI (Texterkennung) und prüft alle Werte automatisch. Adressen, Mengen, Lade-/Lieferorte – alles wird vor dem Eintrag kontrolliert. Tippfehler gehören damit der Vergangenheit an.

Brauchen wir ein neues Speditionsprogramm?

Nein. GM‑DocuStream arbeitet mit dem Programm, das Sie schon haben. Die Daten werden automatisch dort eingetragen, wo Sie bisher alles manuell tippen.

Wir haben spezielle Abläufe. Passt das trotzdem?

Ja. Wir richten die Software genau nach Ihren Prozessen ein. Regeln, Felder, Schnittstellen – alles wird an Ihr Tagesgeschäft angepasst.

Brauchen wir Templates oder Training?

Nein. Kein starres Mapping – unsere KI verarbeitet wechselnde PDF/E-Mail-Layouts ohne Vorlagenpflege. Unsichere Stellen werden markiert und im Dashboard bestätigt.