Technik · Eingang & Import

E-Mails & PDFs rein – sauber, einmalig, nachvollziehbar raus.

GM-DocuStream übernimmt Aufträge direkt aus dem Postfach. Gleiche Mails/Anhänge werden erkannt und nicht doppelt angelegt. Das Original bleibt unverändert gespeichert, Regeln sorgen für gleichbleibende Ergebnisse, und jede Übergabe ins TMS ist belegbar – mit Quittung und Audit-Trail.

Wir erkennen Mails/Anhänge eindeutig (z. B. per Fingerabdruck des Inhalts), speichern das Original unverändert, halten die Reihenfolge ein und protokollieren jeden Schritt. So lässt sich jeder Auftrag nachvollziehen und bei Bedarf identisch neu erzeugen – ohne Doppelimporte.

Keine Doppelverarbeitung: Weitergeleitete/mehrfach zugestellte Mails werden einmalig verarbeitet.

Original bleibt erhalten: EML, PDF & Co. werden unverändert abgelegt – jederzeit reproduzierbar.

Gleiches rein, Gleiches raus: Gleiche Regeln liefern den gleichen Output – verlässlich.

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WORKFLOW IM DETAIL

Vom Postfach bis zur Übergabe: so läuft die Verarbeitung technisch.

Eingehende Aufträge bleiben genau dort, wo sie heute entstehen: im E-Mail-Postfach. GM-DocuStream liest per IMAP/SMTP-Weiterleitung, führt Body & Anhänge zusammen, klassifiziert und normalisiert und übergibt anschließend strukturierte, schema-konforme Outputs an Ihr TMS. Für IT heißt das: ein klarer Eingangskanal, definierte Regeln, idempotente Exporte – keine Excel-Zwischenlösungen, keine „Sonderwege“.

Direkter Maileingang statt Portale/Templates: IMAP/SMTP-Forward, Multi-Mandant, kein Medienbruch – wechselnde Layouts sind egal.

Standardisierte Outputs: JSON/XML/CSV/Fortras/BORDERO/EDI – je nach Zielsystem und Importlogik

Vollständige Nachvollziehbarkeit: Job-Status, Quittungen, Feldwerte, Änderungen und Exporte auditierbar protokolliert; sichere Replays ohne Doppelimporte.

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Pipeline: Eingang → Aufbereitung → Prüfung → Export

Vier Schritte vom Postfach ins TMS – sauber, reproduzierbar, ohne Dubletten.

GM-DocuStream übernimmt E-Mails aus dem Postfach (wenn gewünscht - sonst E-Mail weiterleitung), führt Mailtext & Anhänge zusammen, prüft Felder gegen Regeln und Stammdaten und übergibt nur bestätigte, TMS-fähige Daten. Jeder Schritt ist protokolliert und bei Bedarf identisch reproduzierbar.

Eingang & Dubletten-Schutz

E-Mails kommen per Weiterleitung ins System. Wir erzeugen einen Inhalts-Fingerabdruck (Body + Anhänge) und verhindern so Mehrfachverarbeitung. Das Original (EML/PDF/Excel) wird unverändert abgelegt, der Auftrag als Job mit eindeutiger ID in die Queue gestellt (inkl. Absender, Betreff, Zeitstempel, Mandant).

Aufbereitung & Kontext-Merge

PDFs werden für OCR/KI aufbereitet, Excel/CSV gelesen, der E-Mail-Textkörper normalisiert (HTML → Text). Schreibweisen, Datums- und Zahlformate werden vereinheitlicht. Inhalte aus Body + PDF-Seiten + Excel-Zellen werden kontextuell zusammengeführt – damit fehlende Werte (z. B. Entladedatum) aus der Mail ergänzt werden können.

Extraktion, Regeln & Stammdatenabgleich

Feldweise Prompts extrahieren Werte; Confidence-Scores und Regeln prüfen Pflichtfelder, Referenzen und Plausibilität (z. B. Länder/PLZ, Nummernkreise, Zeitfenster). Kunden/Adressen/Referenzen werden per Stammdatensync (SFTP/API) abgeglichen; Fuzzy-Matching verhindert Dubletten durch Schreibvarianten. Unklare Felder werden markiert – keine Blindbuchungen.

Bestätigung & Übergabe

Im Dashboard 1-Klick-Bestätigung; jede Änderung ist mit Wer/Was/Wann protokolliert. Export erfolgt genau einmal im Ziel-Schema (JSON/XML/CSV/Fortras100/BORD512/EDI) via API oder SFTP mit Quittung/Retry. Nur bestätigte Übergaben zählen – vollständig nachvollziehbar im Audit-Trail

BETRIEB & KONTROLLE

Betriebssicher, skalierbar, auditierbar.

Fortlaufender Eingang & Quittierung

IMAP/SMTP-Weiterleitung oder Connector. Mails werden kontinuierlich abgeholt, MIME + Anhänge unverändert archiviert. Jeder Job bekommt eine ID und bleibt „Offen“ bis zur Bestätigung/Korrektur. Replays sind idempotent, manuelle Wiederholung möglich, Original-Mail bleibt erhalten.

Routing & Onboarding

Regeln je Absender/Domain, Betreff, Mandant, Dokument- & Anhangstyp. Shadow-Mode für Tests ohne Risiko, Whitelist/Blockliste optional. Bestätigungs-Workflow wird gemeinsam konfiguriert; Policies sind je Mandant versioniert und nachvollziehbar.

Robust bei Volumen & Layouts

Template-frei. Mehrseitige PDFs, Office-Dateien (XLS/XLSX/CSV/DOCX/DOC) und E-Mail-Body werden parallel verarbeitet. Worker/Queues mit Prioritäten & Backpressure sorgen für stabilen Durchsatz und geringe Latenz – auch bei wechselnden Kundenlayouts und Lastspitzen.

Revisionssicher & planbar

Vollständiger Ereignis- und Übergabe-Log (Empfang, Extraktion, Prüfung, Export) mit Zeitstempel, Nutzer und Checksumme. Deduplizierung via Message-ID/Hash. Dashboards & KPI-Exports (Trefferquote, Durchsatz, Fehlerraten); Nutzung & Übernutzung transparent.

NOCH FRAGEN?

Antworten für Dispo, GF & IT – auf einen Blick

Hier finden Sie die häufigsten Fragen zu Erfassung, 1-Klick-Bestätigung und TMS-Anbindung. Kurz erklärt: E-Mail rein → KI liest & prüft → Bestätigen → Auftrag im TMS.

Noch Fragen? Live-Demo buchen

Warum ist GM-DocuStream die bessere Wahl für Speditionen?

Während andere Anbieter generische „Dokumenten-Automatisierung“ für alle Branchen verkaufen, ist GM-DocuStream die einzige Lösung, die sich konsequent nur auf Logistik & Spedition spezialisiert – mit echter End-to-End-Automatisierung bis ins TMS. Unsere KI verarbeitet wechselnde PDF-/E-Mail-Aufträge ohne starre Templates oder Mapping, validiert gegen Stammdaten und markiert Unklarheiten zur 1-Klick-Bestätigung im Dashboard. Danach werden die geprüften Daten nahtlos ins TMS übernommen – ohne Medienbruch, DSGVO-konform (Hosting in Deutschland). DocuStream skaliert mit wachsenden Mengen und neuen Kundenlayouts (~5 s Erfassung + 1–3 s Bestätigung). Und weil wir selbst aus der Logistik kommen, treffen Workflows, Sprache und Prioritäten genau den Dispo-Alltag.

Funktioniert das mit unserem Speditionsprogramm?

Ja. CarLo, WinSped, M‑Ware, Komalog u. a. – via API/SFTP/Connector. Wir binden Ihr System projektspezifisch an.

Wie genau erkennt das System die Daten?

Unsere Software liest E-Mails und Anhänge mit KI (Texterkennung) und prüft alle Werte automatisch. Adressen, Mengen, Lade-/Lieferorte – alles wird vor dem Eintrag kontrolliert. Tippfehler gehören damit der Vergangenheit an.

Brauchen wir ein neues Speditionsprogramm?

Nein. GM‑DocuStream arbeitet mit dem Programm, das Sie schon haben. Die Daten werden automatisch dort eingetragen, wo Sie bisher alles manuell tippen.

Wir haben spezielle Abläufe. Passt das trotzdem?

Ja. Wir richten die Software genau nach Ihren Prozessen ein. Regeln, Felder, Schnittstellen – alles wird an Ihr Tagesgeschäft angepasst.

Brauchen wir Templates oder Training?

Nein. Kein starres Mapping – unsere KI verarbeitet wechselnde PDF/E-Mail-Layouts ohne Vorlagenpflege. Unsichere Stellen werden markiert und im Dashboard bestätigt.