GM-DOCUSTREAM · E-MAIL & PDF VERARBEITUNG

Kompatibel mit jedem TMS – per API oder Import.

GM-DocuStream übergibt geprüfte, feldgenau gemappte Daten direkt an Ihr TMS. Unterstützt werden API-Anbindungen (REST/SOAP) sowie Importdateien (XML/JSON/CSV) – inklusive Legacy-Formate Fortras/100 und BORD512. Revisionssicher, ohne Zwischenlösung.

Kompatibel mit allen gängigen TMS per API oder Import (z. B. CarLo, WinSped, M-Ware, Komalog, Dr. Malek, SAP, Microsoft Dynamics) – projektspezifisches Mapping inklusive.

Übergabewege: REST/SOAP-API, SFTP/Dateidrop (XML/JSON/CSV); getrennte Test/Live-Umgebungen, Mandantenfähigkeit.

1-Klick-Bestätigung im Dashboard → automatische Anlage im TMS; vollständiger Audit-Trail.

Schnittstellen-Check anfragen

[data-wf-bgvideo-fallback-img] { display: none; } @media (prefers-reduced-motion: reduce) { [data-wf-bgvideo-fallback-img] { position: absolute; z-index: -100; display: inline-block; height: 100%; width: 100%; object-fit: cover; } }

WORKFLOW IM DETAIL

Mapping, Validierung, Übergabe – ohne Überraschungen.

Wir liefern nicht nur Daten, sondern TMS-fertige Strukturen. Feldmapping, Prüfregeln und Übergabeweg werden projektspezifisch definiert – versioniert, dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.

Projektspezifisches Feldmapping – Auftragsfelder, Code-Listen, Einheiten, Feldlängen und Zeichensätze exakt auf das Ziel-TMS gemappt. Änderungen werden versioniert.

Validierung vor Übergabe – Pflichtfelder, Plausibilitäten, Dubletten- und Stammdaten-Abgleich. Unklare Werte werden im Dashboard markiert; Übergabe erst nach Bestätigung.

Übergabewege & Formate – REST/SOAP-API oder SFTP/Dateidrop. Formate: XML/JSON/CSV sowie Legacy Fortras/100 und BORD512 – passend zur Importlogik des TMS.

Betriebsreife & Governance – getrennte Test/Live-Umgebungen, Rollen & Rechte, vollständiger Audit-Trail. Fehlgeschlagene Exporte können nachvollziehbar korrigiert und erneut gesendet werden.

Kostenloses Erstgespräch buchen

TMS integration

Kompatibel mit jedem Speditionsprogramm.

Anbindung per XML/CSV oder JSON/API – exakt nach Ihrer Spezifikation. Fehlt (noch) eine Schnittstelle, bauen wir sie passgenau zum Zielsystem. Und wo nur Legacy möglich ist: FORTRAS100/BORD512 (EDIFACT) als zuverlässiger Fallback, von nahezu allen TMS einlesbar.

1. XML-Import (TMS-spezifisch)

Wir erzeugen TMS-konformes XML exakt nach Ihrer Spezifikation/XSD und mappen alle Felder inkl. Pflichtfeldern, Feldlängen sowie Datums-/Zahlformaten. Werte werden gegen Stammdaten geprüft, IDs sauber gesetzt; je Auftrag/Sendung übergeben wir eine Datei via SFTP/FTPS oder API-Upload. Korrekturen im Dashboard führen zu einem Neu-Export derselben Vorgangs-ID, eine Referenz-/Prüfsummenlogik verhindert Duplikate.

2. API & JSON

Für moderne Systeme liefern wir strukturierte JSON-Payloads an Ihre REST- oder GraphQL-Endpoints (API-Key/OAuth2). Valide Payloads werden angelegt oder aktualisiert; Fehler und 4xx/5xx landen nachvollziehbar im Dashboard. Externe Referenzen bleiben durchgängig erhalten; optional Batch-Übergaben und Webhook-Rückmeldungen.

3. FORTRAS100 / BORD512 (EDIFACT)

Für Legacy-Anbindungen generieren wir FORTRAS100 bzw. BORD512/EDIFACT – sauber gemappt bis auf Segment-Ebene (Kopf, Adressen, Positionen, Maße, Referenzen). Übergabe je Auftrag als Datei über definierte SFTP-Pfade; Zeichensätze, Trennzeichen und Längen werden exakt eingehalten. Testläufe mit Ihren Beispielen sichern die Importqualität; Betrieb kann parallel zu XML/API erfolgen.

VORGEHEN: WORKSHOP → SETUP → GO-LIVE

TMS-Anbindung, individuell – gemeinsam umgesetzt.

DocuStream ist kein „Plug-&-Play“ für alle. In einem technischen Workshop klären wir mit Ihrem Team, welche Schnittstellen Ihr TMS bietet (API/XML/SFTP, ggf. FORTRAS100/BORD512), welche Felder wirklich gebraucht werden und welche Regeln sinnvoll sind. Darauf basieren Einrichtung, Mapping und Tests.
‍
Der gesamte Aufwand ist durch die einmalige Einrichtungsgebühr abgedeckt (Workshop, Schnittstellenanlage, Feldmapping, Testlauf, Vor Ort Schulung).

Workshop & Schnittstellencheck

Gemeinsam prüfen wir die TMS-Optionen (API, XML-Import, Datei via SFTP/FTPS; Legacy: FORTRAS100/BORD512), definieren Ein- und Ausgangskanäle, Sicherheitsvorgaben (Service-User, API-Keys, IP-Freigaben) sowie Test/Produktionspfade und Dateinamensschemata.

Stammdaten & Felder priorisieren

Stammdaten (Kunden, Adressen, Services, Referenzen) werden per API/SFTP übernommen. Wir legen fest, welche Felder Pflicht sind, was optional ist und wo Defaults greifen – ohne „Feldfriedhof“. Ergebnis: ein schlankes, praxistaugliches Datenset.

Mapping & Validierungskatalog

Extrahierte Felder werden auf das TMS-Schema gemappt (IDs, Codes, Wertebereiche). Plausibilitäten, Dubletten- und Pflichtfeldprüfungen werden definiert. Unsicherheiten erscheinen im UI zur fachlichen Freigabe – erst danach exportieren wir.

Pilot, Go-Live & Betrieb

Wir spielen echte Dokumente durch, messen KPIs (Trefferquote, Bestätigungszeit), schulen Ihr Team und gehen produktiv. Übergabe im Zielformat (TMS-XML/JSON/CSV oder FORTRAS/BORD512) per API/SFTP/Connector, inkl. Audit-Trail, Monitoring und klaren Prozessen für Korrektur & Re-Export.

BETRIEB & KONTROLLE

Betriebssicher, skalierbar, auditierbar.

Fortlaufender Eingang & Bestätigung

Weitergeleitete Mails oder angebundenes Postfach werden fortlaufend eingelesen. Jede Extraktion steht als „Offen“ im Dashboard, bis sie bestätigt bzw. korrigiert ist. Manuelle Wiederholung möglich; Original-Mail bleibt am Vorgang.

Routing & Onboarding

Weiterleitung oder Postfach-Connector. Regeln pro Absender/Domäne, Betreff, Anhangtyp, Mandant/Dokumenttyp. Shadow-Mode zum Testen; Bestätigungs-Workflow wird gemeinsam konfiguriert.

Robust bei Volumen & Layouts

Template-frei für E-Mail-Body, mehrseitige PDFs sowie XLS/XLSX/CSV. Skaliert über Worker/Queues – gleicher Ablauf, gleiche Kontrolle, auch bei wechselnden Kundenlayouts.

Revisionssicher & planbar

Vollständiger Ereignis- und Übergabe-Log (Empfang, Extraktion, Prüfung, Übergabe) mit Zeitstempel/Nutzer. Monitoring & KPI-Exports; transparente Volumenabrechnung inkl. Übernutzung.

NOCH FRAGEN?

Antworten für Dispo, GF & IT – auf einen Blick

Hier finden Sie die häufigsten Fragen zu Erfassung, 1-Klick-Bestätigung und TMS-Anbindung. Kurz erklärt: E-Mail rein → KI liest & prüft → Bestätigen → Auftrag im TMS.

Noch Fragen? Live-Demo buchen

Warum ist GM-DocuStream die bessere Wahl für Speditionen?

Während andere Anbieter generische „Dokumenten-Automatisierung“ für alle Branchen verkaufen, ist GM-DocuStream die einzige Lösung, die sich konsequent nur auf Logistik & Spedition spezialisiert – mit echter End-to-End-Automatisierung bis ins TMS. Unsere KI verarbeitet wechselnde PDF-/E-Mail-Aufträge ohne starre Templates oder Mapping, validiert gegen Stammdaten und markiert Unklarheiten zur 1-Klick-Bestätigung im Dashboard. Danach werden die geprüften Daten nahtlos ins TMS übernommen – ohne Medienbruch, DSGVO-konform (Hosting in Deutschland). DocuStream skaliert mit wachsenden Mengen und neuen Kundenlayouts (~5 s Erfassung + 1–3 s Bestätigung). Und weil wir selbst aus der Logistik kommen, treffen Workflows, Sprache und Prioritäten genau den Dispo-Alltag.

Funktioniert das mit unserem Speditionsprogramm?

Ja. CarLo, WinSped, M‑Ware, Komalog u. a. – via API/SFTP/Connector. Wir binden Ihr System projektspezifisch an.

Wie genau erkennt das System die Daten?

Unsere Software liest E-Mails und Anhänge mit KI (Texterkennung) und prüft alle Werte automatisch. Adressen, Mengen, Lade-/Lieferorte – alles wird vor dem Eintrag kontrolliert. Tippfehler gehören damit der Vergangenheit an.

Brauchen wir ein neues Speditionsprogramm?

Nein. GM‑DocuStream arbeitet mit dem Programm, das Sie schon haben. Die Daten werden automatisch dort eingetragen, wo Sie bisher alles manuell tippen.

Wir haben spezielle Abläufe. Passt das trotzdem?

Ja. Wir richten die Software genau nach Ihren Prozessen ein. Regeln, Felder, Schnittstellen – alles wird an Ihr Tagesgeschäft angepasst.

Brauchen wir Templates oder Training?

Nein. Kein starres Mapping – unsere KI verarbeitet wechselnde PDF/E-Mail-Layouts ohne Vorlagenpflege. Unsichere Stellen werden markiert und im Dashboard bestätigt.