GM-DOCUSTREAM - Stammdaten

Stammdaten automatisch zuordnen – ohne Dubletten.

GM-DocuStream gleicht erkannte Kunden, Partner und Adressen gegen Ihre bestehenden Stammdaten ab, vereinheitlicht Schreibweisen und normalisiert Felder. So passen Aufträge direkt ins TMS – Korrekturen oder Neuanlagen erfolgen kontrolliert im Dashboard.

Stammdaten-Sync: Anbindung per SFTP oder API aus Ihrem TMS.

Intelligente Zuordnung: Abweichende Schreibweisen & Kürzel werden korrekt gematcht.

Kontrolliert freigeben: Zuordnungen prüfen/ bestätigen, neue Datensätze gezielt anlegen.

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STAMMDATEN IM ALLTAG

Ein Name, viele Schreibweisen – ein Auftrag, ein Stammdatentreffer.

Auftragsmails kommen selten so, wie die Stammdaten im TMS heißen. Mal „Hamburger Spedi“, mal „Hamburger Spedition GmbH“, mal mit abgekürzter Straße. GM-DocuStream gleicht eingelesene Werte gegen Ihre Stammdaten ab und führt alles sicher auf den richtigen Datensatz.

Varianten erkennen: Schreibweisen, Sonderzeichen, GmbH/Co. KG – automatisch zusammengeführt.

Dubletten vermeiden: Zuordnung auf bestehende Kunden/Adressen statt neuer Datensätze.

Pflichtfelder ergänzen: Kundennummern, Referenzen, USt-ID u. a. werden aus den Stammdaten vervollständigt.

Aktuell durch Exporte: Stammdaten per SFTP/API (z. B. täglich) – DocuStream arbeitet immer mit dem neuesten Stand.

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PIPELINE: STAMMDATEN → MATCHING → VALIDIERUNG → EXPORT

Vier Schritte zur sauberen Stammdaten-Zuordnung.

GM-DocuStream nutzt Ihre Stammdaten (per SFTP/API importiert), gleicht jedes Dokument intelligent ab und übergibt geprüfte Werte an Ihr TMS.

Datenbasis & Aktualisierung

Stammdatenimport von Kunden, Adressen, Referenzen und Nummernkreisen per SFTP/API (z. B. täglich). Versioniert und mandantenfähig, damit immer der aktuelle Stand greift.

Matching & Normalisierung

Fuzzy-Matching erkennt Schreibweisen und Abkürzungen (z. B. „Hamburger Spedi“ ↔ „Hamburger Spedition GmbH“), normalisiert Sonderzeichen/Endungen und liefert ein geranktes Best-Match je Feld.

Validierung & Anreicherung

Pflichtfelder, Dubletten- und Plausibilitätschecks. Kundennummern, USt-ID, Debitoren-IDs, Länder/PLZ-Formate und Referenzen werden aus Stammdaten ergänzt – regelbasiert pro Mandant.

Bestätigung & Übergabe

1-Klick-Bestätigung im Dashboard; Korrekturen fließen sofort ein. Übergabe ans TMS via API, SFTP oder Connector – ohne Dubletten, mit Audit-Trail.

BETRIEB & KONTROLLE

Betriebssicher, skalierbar, auditierbar.

Stammdaten-Sync 24/7 (SFTP/API)

Kunden, Adressen, Debitoren/Kreditoren, Artikel – täglich oder stündlich synchronisiert. Voll- oder Delta-Export, mandantenfähig und versioniert. So basiert jedes Matching stets auf dem aktuellen Stand.

Fuzzy-Matching & Normalisierung

KI erkennt Schreibweisen und Abkürzungen („Hamburger Spedi“ ↔ „Hamburger Spedition GmbH“), vereinheitlicht Zusätze (GmbH/AG), Groß/Klein-Schreibung und Sonderzeichen. Pro Feld wird das beste Match mit Confidence-Score vorgeschlagen.

Validierung gegen Regeln & Nummernkreise

Pflichtfelder, USt-ID/GLN-Checks, PLZ-/Länderformate und Dublettenprüfung. Fehlende Kundennummern werden aus Stammdaten ergänzt. Unsichere Werte werden markiert – zur 1-Klick-Bestätigung statt „blind“ zu übernehmen.

Governance, Audit & Neuanlage

Alle Zuordnungen sind revisionssicher protokolliert (Zeitstempel, Nutzer, vorher/nachher). Neue Partner/Adressen können direkt aus dem Auftrag angelegt werden – mit Freigabe-Workflow. KPIs & Exporte sorgen für Transparenz und Planbarkeit.

NOCH FRAGEN?

Antworten für Dispo, GF & IT – auf einen Blick

Hier finden Sie die häufigsten Fragen zu Erfassung, 1-Klick-Bestätigung und TMS-Anbindung. Kurz erklärt: E-Mail rein → KI liest & prüft → Bestätigen → Auftrag im TMS.

Noch Fragen? Live-Demo buchen

Warum ist GM-DocuStream die bessere Wahl für Speditionen?

Während andere Anbieter generische „Dokumenten-Automatisierung“ für alle Branchen verkaufen, ist GM-DocuStream die einzige Lösung, die sich konsequent nur auf Logistik & Spedition spezialisiert – mit echter End-to-End-Automatisierung bis ins TMS. Unsere KI verarbeitet wechselnde PDF-/E-Mail-Aufträge ohne starre Templates oder Mapping, validiert gegen Stammdaten und markiert Unklarheiten zur 1-Klick-Bestätigung im Dashboard. Danach werden die geprüften Daten nahtlos ins TMS übernommen – ohne Medienbruch, DSGVO-konform (Hosting in Deutschland). DocuStream skaliert mit wachsenden Mengen und neuen Kundenlayouts (~5 s Erfassung + 1–3 s Bestätigung). Und weil wir selbst aus der Logistik kommen, treffen Workflows, Sprache und Prioritäten genau den Dispo-Alltag.

Funktioniert das mit unserem Speditionsprogramm?

Ja. CarLo, WinSped, M‑Ware, Komalog u. a. – via API/SFTP/Connector. Wir binden Ihr System projektspezifisch an.

Wie genau erkennt das System die Daten?

Unsere Software liest E-Mails und Anhänge mit KI (Texterkennung) und prüft alle Werte automatisch. Adressen, Mengen, Lade-/Lieferorte – alles wird vor dem Eintrag kontrolliert. Tippfehler gehören damit der Vergangenheit an.

Brauchen wir ein neues Speditionsprogramm?

Nein. GM‑DocuStream arbeitet mit dem Programm, das Sie schon haben. Die Daten werden automatisch dort eingetragen, wo Sie bisher alles manuell tippen.

Wir haben spezielle Abläufe. Passt das trotzdem?

Ja. Wir richten die Software genau nach Ihren Prozessen ein. Regeln, Felder, Schnittstellen – alles wird an Ihr Tagesgeschäft angepasst.

Brauchen wir Templates oder Training?

Nein. Kein starres Mapping – unsere KI verarbeitet wechselnde PDF/E-Mail-Layouts ohne Vorlagenpflege. Unsichere Stellen werden markiert und im Dashboard bestätigt.